Rendición de caja chica / fondo fijo
Esta funcionalidad te permite generar un informe detallado de los gastos realizados con los fondos de la caja chica. La caja chica se establece generalmente para cubrir gastos menores y frecuentes, tales como suministros de oficina, pequeñas compras o gastos imprevistos.
El responsable de la caja chica recibe una cantidad fija de dinero y debe documentar cada gasto efectuado. Al concluir un período determinado, usualmente mensual, la persona encargada de la caja chica presenta un informe de rendición de cuentas que incluye recibos, facturas u otros comprobantes de los gastos realizados. Este informe se presenta a la entidad o persona encargada de la supervisión financiera para su revisión y aprobación.
La rendición de caja chica es crucial para asegurar la transparencia y responsabilidad en el uso de los fondos asignados. Contribuye a prevenir malentendidos y malversaciones, ya que proporciona una documentación clara de cómo se han utilizado los recursos financieros.
Para llevar a cabo una rendición de caja chica en el sistema, sigue los siguientes pasos:
- Ve a Contabilidad > Tesorería > Rendición Caja Chica y haz clic en "Nuevo".
- Ingresa los datos de la rendición, incluyendo el trabajador a cargo y la cuenta contable para obtener el saldo inicial.
- Agrega los documentos de los gastos asociados a la rendición.
- Puedes incluir el flujo de caja y observaciones en la rendición de caja.
- Finalmente, haz clic en "Grabar".
Estos pasos te guiarán eficientemente a través del proceso de rendición de caja chica en el sistema, asegurando un registro claro y preciso de todas las transacciones financieras asociadas.
Sección 1: Mantención de Rendiciones de caja chica / fondo fijo
En esta sección el sistema te mostrará un listado de rendiciones de caja chica que ya hayas ingresado previamente en el sistema, y te permite filtrar el listado por diversos filtros. Además, verás los botones de acción para crear, modificar, borrar e imprimir una rendición de caja. Esta sección se compone de los siguientes controles:
En la zona de botones de acción tenemos los siguientes elementos:
- Nuevo: Presiona este botón para ir a la siguiente sección para crear una nueva rendición de caja.
- Modificar: Presiona este botón para ir a la siguiente sección para modificar una rendición existente. Debes haber seleccionado una fila de rendición de caja para usar este botón.
💡 tip: Hacer doble clic sobre la fila de la rendición tiene el mismo efecto que hacer clic en el botón.
- Borrar: Presiona este botón para eliminar una rendición existente. Debes haber seleccionado una fila de rendición de caja para usar este botón
Advertencia: Al borrar una rendición de caja chica, si esta está centralizada, es decir, si tiene asociado un comprobante contable, este también será borrado.
- Imprimir: Presiona este botón para imprimir una rendición existente en pantalla en formato PDF. Debes haber seleccionado una fila de rendición de caja para usar este botón.
- Cerrar: Presiona este botón para salir y volver al menú principal del módulo de contabilidad.
A continuación, se encuentran los siguientes campos de búsqueda:
- Mes/Año: Mes y año de la rendición en relación a su fecha, en formato MM/AAAA. Por ejemplo, si tiene "09/2023", aparecerán todas las rendiciones con fecha en septiembre del 2023. Este campo toma por defecto el valor del mes actual al iniciar la página.
- Rendición: Sirve para filtrar por el número de rendición exacto.
- Voucher: Sirve para filtrar por el número exacto de comprobante contable de la rendición.
- Trabajador: Estos campos sirven para filtrar las rendiciones por el trabajador a cargo de las mismas. Usa el campo "Trabajador" para buscar al trabajador, y los resultados de la búsqueda de trabajador aparecerán en la lista desplegable a la derecha del campo. Al seleccionar un trabajador de la lista, se actualiza el campo Rut o Nombre y a su vez se actualiza la lista de rendiciones
- Botón 🔍(Buscar): Puedes usar este botón para actualizar manualmente el listado de rendiciones. Ten en cuenta que el listado también se actualiza cuando modificas alguno de los campos de búsqueda que se detallarán más adelante.
- Botón 🧹(Limpiar): Puedes usar este botón para limpiar los campos de búsqueda y así obtener el listado completo con todas las rendiciones registradas en tu base de datos.
Luego tenemos el listado de rendiciones desplegado en una tabla que indica en su título la cantidad de registros encontrados. Esta tabla contiene las siguientes columnas:
- N° Rend: Número correlativo de la rendición de caja
- Fecha: Fecha designada de la rendición
- RUT: RUT del trabajador a cargo del informe
- Nombre: Nombre del trabajador a cargo del informe
- Voucher: Número del comprobante contable asociado a la rendición
- S. Inicial: Saldo inicial de la cuenta antes de tomar en cuenta los cargos y los abonos.
- Cargos: Monto total de los cargos realizados en la rendición
- Abonos: Monto total de los abonos realizados en la rendición
- S. Final: Saldo final de la cuenta después de tomar en cuenta los cargos y los abonos.
Sección 2: Creación / Edición de rendición
En esta sección, puedes ver y/o modificar una rendición de caja previamente creada al presionar el botón "Modificar" de la sección anterior. En este caso, el formulario se llenará automáticamente con los datos de la rendición. También, puedes utilizar esta sección para crear una nueva rendición desde cero presionando el botón "Nuevo" de la sección anterior. En este caso, el formulario aparecerá en blanco, como se muestra en la imagen anterior.
A continuación, se describe cada elemento del formulario y su función. En primer lugar, los botones de acción:
Botones de Acción:
Grabar: Presiona este botón al terminar para guardar la rendición de caja. Debes haber ingresado una fecha válida, una sucursal, la cuenta contable, el trabajador a cargo, y al menos un documento en la tabla para poder utilizar este botón.
¿Qué ocurre al grabar una rendición de caja chica?
Si el sistema detecta que uno de los documentos es una factura de compra previamente ingresada (mantención de compras), igualará el abono de la compra al cargo del documento.
Se generará un comprobante contable de rendición de caja que podrás revisar en "Comprobantes contables". Ten en cuenta que el sistema utiliza estos comprobantes contables para calcular el saldo inicial de la rendición de caja. Por lo tanto, no debes modificar ni eliminar estos comprobantes.
Cancelar: Presiona este botón para descartar cualquier cambio y volver a la sección principal.
Luego, los campos principales de la rendición:
Rendición: Campo numérico editable que representa el número correlativo de la rendición de caja chica. El sistema calcula automáticamente el siguiente correlativo al ingresar un nuevo registro. Si modificas el valor, el sistema validará inmediatamente si el número ya existe. En ese caso, impedirá su uso y asignará un nuevo número único.
Fecha: Campo de fecha editable que representa la fecha designada para la rendición de caja. Al ingresar una nueva rendición, este campo toma el valor de la fecha actual. Ten en cuenta que el sistema utilizará el año de esta fecha para calcular el saldo inicial de la cuenta contable.
Año: Campo numérico no editable que toma el año del campo fecha. El sistema se basa en este año para calcular el saldo inicial de la cuenta contable.
Sucursal: Lista desplegable para seleccionar la sucursal correspondiente al informe de rendición de caja. Este dato es obligatorio para guardar la rendición.
Cuenta: Cuenta contable para la rendición de caja chica. El sistema se basará en esta cuenta para calcular el saldo inicial. Puedes buscar la cuenta por código o nombre, y los resultados aparecerán en la lista desplegable. El sistema llenará la lista con las cuentas contables que contengan la palabra "FONDO" en su descripción, para seleccionarlas más rápidamente. Cada vez que elijas una cuenta, el sistema recalculará el saldo inicial.
Trabajador: Funcionario responsable del informe de caja chica.
U. Negocio: Lista desplegable para seleccionar la unidad de negocio asociada a la rendición de caja. Al seleccionar un trabajador, esta lista toma la unidad de negocio del trabajador.
C. Costo: Lista desplegable para seleccionar el centro de costo asociado a la rendición de caja. Al seleccionar un trabajador, esta lista toma el centro de costo del trabajador.
Flujo Caja: Lista desplegable para seleccionar el flujo de caja asociado a la rendición de caja.
A continuación, se presentan los siguientes 3 campos numéricos no editables:
Saldo Inicial: Saldo actual de la cuenta contable del trabajador, sin tener en cuenta los cargos. Recuerda que cada modificación en el año de la fecha, la cuenta contable o el trabajador, recalculará automáticamente el saldo inicial en este campo.
Cargos: Total de cargos realizados a la cuenta en esta rendición. Cada vez que agregues, edites o elimines un documento de la rendición, el sistema recalculará el total de cargos en este campo.
Saldo Final: Saldo inicial menos los cargos realizados. Cada vez que agregues, edites o elimines un documento de la rendición, el sistema recalculará el saldo final en este campo.
Luego, los botones de acción sobre el detalle de la rendición:
Agregar Línea: Haz clic en este botón para ir a la sección de agregar un documento a la rendición. Ten en cuenta que, si no hay saldo disponible, es decir, si los cargos son superiores al saldo inicial, el sistema no permitirá agregar un nuevo documento.
Modificar: Para ir a la sección de editar un documento, selecciona la fila en la tabla de documentos y haz clic en este botón. 💡 Hacer doble clic sobre la fila de la tabla tiene el mismo efecto que hacer clic en este botón.
Eliminar: Haz clic en este botón para eliminar una fila de la tabla de documentos de la rendición. Al hacerlo, se recalcularán los totales (cargos y saldo final).
Observaciones: Este campo, ubicado en la parte inferior del formulario, sirve para agregar observaciones a la rendición de caja. Es un campo de texto libre, sin límite de caracteres virtualmente.
Los documentos asociados a la rendición se despliegan en una tabla con las siguientes columnas:
Fecha: Fecha del documento.
Cuenta: Número de cuenta contable del documento.
RUT: RUT del proveedor del producto o servicio.
Docto.: Código del tipo de documento, por ejemplo, "BL" si es boleta electrónica.
Número: Número del documento, por ejemplo, un número de boleta electrónica.
Cargo: Monto del cargo realizado.
Glosa: Descripción del cargo realizado.
Sección 3: Agregar o editar una línea de detalle
Accederás a esta sección al hacer clic en "Agregar Línea" o "Modificar" en la sección anterior. Aquí, podrás ingresar los datos necesarios para agregar un documento a la rendición de caja o modificar uno existente. A continuación, se describe el contenido de esta sección:
Aceptar: Haz clic en este botón cuando hayas ingresado todos los datos para confirmar la agregación del documento a la rendición y volver a la sección anterior.
Cancelar: Haz clic en este botón para descartar cualquier cambio y volver a la sección anterior.
Campos para el Documento:
Cuenta: Cuenta contable a la que se cargará el documento. Puedes buscar la cuenta por código o por nombre, y los resultados aparecerán en la lista desplegable a la derecha del campo. Cuando selecciones una cuenta, el campo "Glosa" indicará el nombre de la cuenta contable.
Glosa: Breve descripción del documento.
Proveedor: RUT y nombre del proveedor al que se cargará el documento. Puedes buscar al proveedor por RUT o por nombre, y los resultados aparecerán en la lista a la derecha del campo. Cuando selecciones un proveedor, el campo "Glosa" indicará el nombre de la cuenta contable.
Docto: Tipo de documento, por ejemplo, "BL" (Boleta electrónica).
Número: Número del documento.
Cuando cambies de proveedor, tipo o número de documento, si ya están indicados estos tres datos, el sistema buscará si el documento ya está ingresado en las compras (Mantención de compras) y colocará el total de la compra en el campo "Cargo".
Fecha: Fecha de emisión del documento.
Monto del documento: Monto total del documento.
Estos campos te permiten ingresar la información necesaria para el documento asociado a la rendición de caja. Recuerda completar todos los datos obligatorios antes de hacer clic en "Aceptar" para garantizar un registro preciso y completo.
