Pago de ordenes de compra
El proceso de pago de órdenes de compra es una funcionalidad del sistema que permite llevar a cabo la liquidación contable de las órdenes de compra de forma masiva, sencilla y rápida. Para generar un pago de anticipos, sigue estos pasos:
1. Asegúrate de configurar correctamente la cuenta central "Ant. Proveedor" en la sección "Sistema > Empresas > Cuentas".
2. Debes haber generado previamente las órdenes de compra en "Sicoven > Compras > Ordenes de compra"
3. Dirígete a la sección "Contabilidad > Tesorería > Pago de órdenes de compra".
4. Establece los criterios de búsqueda de las órdenes de compra pendientes de pago en el formulario de la primera sección y luego haz clic en "Recuperar".
5. Aparecerá una lista de órdenes de compra pendientes de pago para el mes correspondiente a la fecha seleccionada, junto con el total a pagar (debe). Haz clic en "Agregar" para incluir el registro contable en el haber.
6. En la sección de "Agregar Línea", encontrarás el saldo pendiente en el campo "Haber". Ingresa la cuenta contable, el monto al haber y haz clic en "Aceptar". Puedes añadir múltiples registros en el haber si deseas dividir los pagos.
7. Una vez que hayas cuadrado completamente el pago (Descuadre = 0), haz clic en "Grabar". Se generará un comprobante contable de egreso en formato PDF, que podrás visualizar en pantalla.
Primera sección: Criterios pago de órdenes de compra
En esta sección, debes definir los parámetros para recuperar órdenes de compra, así como especificar la fecha, glosa y flujo de caja para el comprobante contable. Aquí se encuentran los siguientes elementos:
- "Recuperar": Haz clic en este botón para ver las órdenes de compra pendientes. Asegúrate de que la fecha esté ingresada y que el mes de contabilidad correspondiente a esa fecha esté abierto en contabilidad antes de activar este botón.
- "Cerrar": Utiliza este botón para regresar al menú principal del módulo de contabilidad.
- "Fecha": Este campo de fecha es modificable y obligatorio. Representa la fecha del comprobante contable de egreso. Inicialmente, toma la fecha actual al abrir el formulario. Cuando modificas la fecha, el campo "Mes/Año" se actualiza automáticamente con el mes y año correspondientes a esa fecha, y el campo "Glosa" mostrará "PAGO DE ORDENES DE COMPRA DEL [MES/AÑO]". Además, se verifica que el mes contable esté abierto. Si el mes está cerrado, aparecerá un mensaje de advertencia en pantalla.
- "Mes": Campo no editable que toma el valor del mes al que corresponda el valor del campo Fecha. Por ejemplo, si fecha tiene valor "18/10/2023", este campo tendrá valor "10/2023"
- "Voucher": Este campo numérico es editable y obligatorio. Representa el número del comprobante contable de egreso generado por el pago de orden de compra. El sistema asigna automáticamente un nuevo número en este campo al principio. Si decides modificar este valor, el sistema verificará que el número ingresado no exista en los comprobantes de egreso del año. Si ingresas un número de voucher ya existente, el sistema calculará un nuevo correlativo contable.
- "Proveedor": Este campo de texto corresponde al RUT del proveedor y sirve para filtrar las órdenes de compra por el RUT del proveedor. Si está en blanco, el sistema buscará a todos los proveedores con órdenes pendientes. Puedes utilizar este campo para buscar al proveedor por RUT o por nombre. Los resultados de la búsqueda aparecerán en una lista desplegable a la derecha del control.
- "Glosa": Este campo de texto es editable y representa la glosa que se incluirá en el comprobante contable de egreso por el pago de órdenes. Se completa automáticamente con "PAGO DE ORDENES DE COMPRA DEL [MES/AÑO]" cuando se modifica el campo fecha.
- "Flujo Caja": Esta es una lista desplegable que te permite seleccionar el flujo de caja asociado al comprobante contable de egreso.
Sección 2: Órdenes a pagar
En esta sección, encontrarás en una planilla a todas las órdenes de compra encontradas bajo los criterios de búsqueda de la sección anterior. En la parte inferior, se presenta un resumen del total a pagar, total al haber y el descuadre. En la parte superior, encontrarás texto informativo con los parámetros de búsqueda aplicados en la sección anterior. A continuación, se describen los elementos de esta sección:
- "Grabar": Haz clic en este botón para efectuar el pago de órdenes y generar el comprobante contable de egreso correspondiente. Para usar este botón, debe haber al menos una orden por pagar y los montos deben estar cuadrados (Descuadre = 0).
Al realizar el pago de órdenes de compra, se produce lo siguiente:
- Las órdenes quedan abonadas en el sistema.
- Si alguno de los documentos de pago (haber) es un cheque ("CH"), el sistema guarda un registro del cheque emitido, que podrás ver en la opción "Cheques emitidos".
- "Cancelar": Utiliza este botón para descartar cualquier cambio y volver a habilitar la sección de criterios de pago de órdenes.
- "Agregar": Haz clic en este botón para incluir una línea de pago o abono. Se abrirá la sección de "Agregar/Editar Línea". Al hacerlo, la sección de agregar línea se rellenará con el monto a cuadrar en el debe o en el haber (según corresponda), y el tipo de documento se establecerá automáticamente en "EF" (efectivo) por defecto. Además, la lista desplegable de cuentas se llenará automáticamente con cuentas contables que tengan la palabra "Banco" en la descripción.
- "Editar": Usa este botón para modificar una línea de pago existente. Se abrirá la sección de editar línea con los datos de la fila seleccionada. Hacer doble clic sobre una fila en la planilla de trabajadores tiene el mismo efecto que hacer clic en este botón. Ten en cuenta que no puedes modificar líneas correspondientes a anticipos (tipo doc. = "OC").
- "Eliminar": Haz clic en este botón para eliminar una línea de la planilla y recalcular los totales.
La planilla de órdenes de compra a pagar muestra los registros encontrados y contiene las siguientes columnas:
- "Cuenta": Número de cuenta contable. En las filas de anticipos, la cuenta corresponde a "Ant. Proveedores" de las cuentas centrales del sistema. En las filas de pago, corresponde a la cuenta que tú elijas para ello, generalmente cuentas de banco.
- "T. Doc": Tipo de documento. "OC" significa orden de compra, "CH" cheque, "EF" efectivo, etc.
- "Número": Número de documento. Representa el número de órden, número de transferencia, número de cheque, etc.
- "RUT": RUT del proveedor. Esta columna está vacía en las filas de pago.
- "Debe": Monto al debe. Generalmente tiene un valor en las filas de órdenes de compra y es cero en las filas de pago.
- "Haber": Monto al haber. Generalmente tiene un valor en las filas de pago y es cero en las filas de órdenes.
- "C. Bco.": Código del banco. Representa el banco asociado a la transferencia bancaria o al cheque asociado al pago de una o más órdenes de compra.
- "Cta Cte": Número de cuenta corriente. Representa la cuenta corriente asociada a la transferencia bancaria o al cheque asociado al pago de una o más órdenes de compra.
- "U. Negocio": Código de unidad de negocio asociado al pago o a la orden de compra.
- "C. Costo": Código de unidad de negocio asociado al pago o a la orden.
Finalmente, encontrarás la suma total compuesta del Total Debe, Total Haber y Descuadre (diferencia entre el debe y el haber).
Sección 3: Agregar/Editar Línea
En esta sección, puedes añadir un movimiento contable para pagar las órdenes o modificar una línea existente. Los campos de esta sección son de solo lectura si la fila en la planilla es de orden de compra. Este formulario incluye los siguientes elementos:
- "Aceptar": Haz clic en este botón después de completar el formulario para agregarlo a la planilla de pagos. Debes al menos digitar la cuenta contable para poder hacerlo.
- "Cancelar": Utiliza este botón para descartar los cambios en la línea y volver a la sección de pagos.
- "Cuenta": Cuenta contable de pago. Puedes buscar la cuenta contable por número o por nombre, y los resultados aparecerán en una lista desplegable a la derecha del campo. Cuando selecciones una cuenta contable, el sistema buscará automáticamente si tiene una cuenta bancaria asociada y la asignará al campo "Banco" si corresponde. Este campo se llenará automáticamente con cuentas contables que incluyan la palabra "Banco" en la descripción cuando agregues una nueva línea.
- "Documento": Lista desplegable para seleccionar el tipo de documento. Si seleccionas "CH" (cheque), el sistema calculará automáticamente el siguiente número de cheque según la cuenta seleccionada.
- "Número": Número de documento. Representa un número de transferencia, de cheque, o también se puede utilizar para ingresar el mismo monto del pago si el tipo de documento es "Efectivo". Si el tipo de documento es "Cheque", el sistema verificará que el número de cheque no haya sido ingresado previamente en un comprobante anterior o en el pago de sueldo actual.
- "Debe" y "Haber": Monto al debe para las órdenes de compra y al haber para los pagos, respectivamente.
- "Banco": Lista de selección del banco correspondiente al pago. Normalmente se utiliza si el tipo de documento es bancario (cheque, transferencia, etc.).
- "Fecha": Fecha del pago de la orden o fecha de emisión de la orden misma. Toma el valor de la fecha ingresada en la sección principal, pero puedes editarlo.
- "Cta. Cte.": Número de cuenta bancaria. Normalmente se utiliza si el tipo de documento es bancario.
- "U. Negocio": Código de unidad de negocio asociado al pago o a la orden de compra.
- "C. Costo": Código de unidad de negocio asociado al pago o a la orden.
