Pago de boletas de venta
El proceso de pago de boletas de venta es una funcionalidad del sistema que permite llevar a cabo la liquidación contable de las boletas de venta de forma masiva, sencilla y rápida. Para generar un pago de boletas, sigue estos pasos:
1. Asegúrate de configurar correctamente las cuentas centrales "Caja" y "Clientes" en la sección "Sistema > Empresas > Cuentas".
2. Debes haber generado previamente las boletas de venta en las funciones de venta del módulo Sicoven o en la sección Ventas del módulo de contabilidad
3. Dirígete a "Contabilidad > Tesorería > Pago boletas venta".
4. Establece los criterios de búsqueda de las boletas pendientes de pago en el formulario de la primera sección, principalmente el rango de fecha y el tipo de boleta (tipo de documento), y luego haz clic en "Siguiente".
5. Aparecerá una lista de boletas pendientes de pago emitidas entre las fechas establecidas, junto con el total a pagar. Define el flujo de caja y las cuentas contables al debe y al haber que se usarán para el comprobante contable.
6. Usa los botones "Eliminar" y "Modificar" para definir las boletas que quieres cancelar y/o abonar
7. Presiona "Siguiente" para obtener la vista previa de lo que será el comprobante contable de egreso, el cual contiene las boletas pendientes mas una línea de pago con la cuenta al debe (generalmente la cuenta caja)
8. Presiona "Generar Voucher". Se generará un comprobante contable de ingreso en formato PDF, que podrás visualizar en pantalla.
Primera sección: Criterios pago de boletas
En esta sección, debes definir los parámetros para recuperar las boletas pendientes. Aquí se encuentran los siguientes elementos:
- "Siguiente": Haz clic en este botón para ver las boletas de honorario pendientes. Asegúrate de que las fechas estén ingresadas y que el tipo de documento esté seleccionado para accionar este botón.
- "Cerrar": Utiliza este botón para regresar al menú principal del módulo de contabilidad.
- "F. Desde" (fecha desde): Este campo de fecha es modificable y obligatorio. Representa la fecha de emisión a partir de la cual se consultarán las boletas pendientes de pago. Al modificar esta fecha, el campo "F. Hasta" (fecha hasta) tomará el mismo valor, y la glosa del comprobante de ingreso a generar dirá "PAGO DE VENTAS [fecha]".
Ten en cuenta que la fecha desde debe ser inferior a la fecha hasta.
- "F. Hasta" (fecha hasta): Este campo de fecha es modificable y obligatorio. Representa la fecha de emisión hasta donde se consultarán las boletas pendientes de pago. Al modificar esta fecha, si el campo "F. Desde" (fecha desde) tiene el mismo valor que este campo, la glosa del comprobante de ingreso a generar dirá "PAGO DE VENTAS [fecha]"; si fechas son diferentes, la glosa dirá "PAGO DE VENTAS DESDE EL [fecha desde] HASTA EL [fecha hasta]".
Ten en cuenta que la fecha hasta debe ser superior a la fecha desde.
- "Documento": Lista desplegable para seleccionar el tipo de documento que se desea recuperar para el pago. Se llena automáticamente con los tipos de documento designados como "de venta". Generalmente se usa para seleccionar boleta electrónica o boleta normal.
- "Sucursal": Lista desplegable opcional para seleccionar la sucursal de las boletas que se desean pagar. Se llena automáticamente con sucursales activas. Si dejas este campo en blanco, se recuperarán las boletas sin tomar en cuenta la sucursal.
- "Condición": Lista desplegable opcional para seleccionar la forma de pago de las boletas que se desean pagar. Se llena automáticamente. Si dejas este campo en blanco, se recuperarán las boletas sin tomar en cuenta la forma de pago.
Sección 2: Documentos a pagar
En esta sección, encontrarás en una planilla a todas las boletas encontradas bajo los criterios de búsqueda de la sección anterior. En la parte inferior verás el total a pagar. En la parte superior se encuentran los parámetros para generar el comprobante contable de ingreso. Esta sección cuenta con los siguientes elementos:
- "Siguiente": Haz clic en este botón cuando estés listo para ir a la vista previa del comprobante contable de ingreso. Asegúrate de que las cuentas contables al debe y al haber estén seleccionadas.
- "Cancelar": Haz clic en este botón para descartar cualquier cambio y volver a la sección de criterios de búsqueda de boletas.
- "Voucher": Campo numérico no editable que muestra el número de comprobante contable de ingreso que se generará por el pago masivo de boletas.
- "Flujo Caja": Esta es una lista desplegable que te permite seleccionar el flujo de caja asociado al comprobante contable de ingreso.
- "Aplicar": Presiona este botón para asignar la cuenta al debe seleccionada a todas las boletas de listado que NO tengan ninguna cuenta.
- "Eliminar": Si quieres eliminar una boleta de la lista de documentos a pagar, haz clic sobre la boleta y luego haz clic en este botón. La boleta saldrá de la lista y se recalculará el total a pagar.
- "Modificar": Si quieres cambiar la cuenta debe de una boleta en particular, haz clic sobre la boleta y luego haz clic en ese botón. Verás el siguiente formulario:
Verás este formulario que mostrará la cuenta actual de la boleta y un campo para designar una cuenta nueva. Presiona "Aceptar" para confirmar el cambio, o "Cancelar" para descartar y volver.
La planilla de boletas a pagar muestra los registros encontrados y contiene las siguientes columnas:
- "T. Doc": Tipo de documento. Generalmente tiene los valores "BL" o "BV"
- "Número": Número de documento. Representa el número de boleta.
- "RUT": RUT del cliente asociado a la boleta.
- "Cliente": Nombre del cliente asociado a la boleta.
- "Total": Monto total pendiente por pagar de la boleta.
- "Cond. Pago": Forma de pago de la boleta al momento de ser emitida.
- "Cta. Debe": Número de cuenta contable. Generalmente corresponde a "Caja" de las cuentas centrales del sistema.
- "Nom. Cuenta": Nombre de la cuenta contable. Generalmente corresponde a "Caja" de las cuentas centrales del sistema.
Finalmente, encontrarás el campo "Total" con la suma del monto a pagar por las boletas del listado.
Sección 3: Guardar pago de documentos
En esta sección, el sistema proporcionará una vista previa del comprobante contable de ingreso que se generará tras completar el formulario. En esta visualización, se presentarán los detalles del encabezado del comprobante, que incluyen el código, la fecha, el número, el tipo, la descripción (glosa) y el flujo de caja asociado.
A continuación, se exhibirá una tabla que contiene las boletas a pagar. Cada boleta se mostrará con su respectivo monto, registrado en la columna de "Haber" bajo la cuenta "Clientes". Además, se añadirá una fila al principio de la tabla con el total a pagar, registrado en la columna de "Debe", y asociado a la cuenta "Caja". Recuerda que el valor "C" de la columna T. RUT significa "Cliente".
El resumen total de la cantidad a pagar, tanto en el debe como en el haber, se presentará debajo de la tabla. Se asegurará de que el campo de descuadre se mantenga en cero. Para confirmar la generación contable del pago masivo de boletas, simplemente presiona el botón "Generar Voucher".
Al generar el voucher de pago masivo de ventas, ocurre lo siguiente:
- El sistema asigna automáticamente la cuenta debe utilizada en la primera sección a las filas de boleta que tengan la columna "Cuenta" en blanco.
- El detalle del comprobante de ingreso agrupa los totales al debe por cuenta contable, es decir, habrá una fila para cada cuenta.
- Las boletas pagadas quedarán abonadas en el sistema, lo cual se podrá apreciar en otras funciones e informes del sistema.
- Se imprime en pantalla en formato PDF el comprobante contable generado.
