Pago de Anticipos
El proceso de pago de anticipos es una funcionalidad del sistema que permite llevar a cabo la liquidación contable de los anticipos de forma masiva, sencilla y rápida. Para generar un pago de anticipos, sigue estos pasos:
1. Asegúrate de configurar correctamente la cuenta central "Ant. Trabajador" en la sección "Sistema > Empresas > Cuentas".
2. Debes haber generado previamente los anticipos de sueldo en "Personal > Personal > Anticipos"
3. Dirígete a la sección "Contabilidad > Tesorería > Pago de Anticipos".
4. Establece los criterios de búsqueda de los anticipos pendientes de pago en el formulario de la primera sección y luego haz clic en "Recuperar".
5. Aparecerá una lista de anticipos pendientes de pago para el mes correspondiente a la fecha seleccionada, junto con el total a pagar (debe). Haz clic en "Agregar" para incluir el registro contable en el haber.
6. En la sección de "Agregar Línea", encontrarás el saldo pendiente en el campo "Haber". Ingresa la cuenta contable, el monto al haber y haz clic en "Aceptar". Puedes añadir múltiples registros en el haber si deseas dividir los pagos.
7. Una vez que hayas cuadrado completamente el pago (Descuadre = 0), haz clic en "Grabar". Se generará un comprobante contable de egreso en formato PDF, que podrás visualizar en pantalla.
Primera sección: Criterios pago de anticipos
En esta sección, debes definir los parámetros para recuperar anticipos, así como especificar la fecha, glosa y flujo de caja para el comprobante contable. Aquí se encuentran los siguientes elementos:
- "Recuperar": Haz clic en este botón para ver los anticipos pendientes. Asegúrate de que la fecha esté ingresada y que el mes correspondiente a esa fecha esté abierto en contabilidad antes de activar este botón. Una vez que veas los anticipos pendientes, este botón y toda la presente sección quedará no editable.
- "Cerrar": Utiliza este botón para regresar al menú principal del módulo de contabilidad.
- "Fecha": Este campo de fecha es modificable y obligatorio. Representa la fecha del comprobante contable de egreso. Inicialmente, toma la fecha actual al abrir el formulario. Cuando modificas la fecha, el campo "Mes/Año" se actualiza automáticamente con el mes y año correspondientes a esa fecha, y el campo "Glosa" mostrará "PAGO DE ANTICIPOS DEL [MES/AÑO]". Además, se verifica que el mes contable esté abierto. Si el mes está cerrado, aparecerá un mensaje de advertencia en pantalla.
- "Voucher": Este campo numérico es editable y obligatorio. Representa el número del comprobante contable de egreso generado por el pago de anticipos. El sistema asigna automáticamente un nuevo número en este campo al principio. Si decides modificar este valor, el sistema verificará que el número ingresado no exista en los comprobantes de egreso del año. Si ingresas un número de voucher ya existente, el sistema calculará un nuevo correlativo contable.
- "Trabajador": Este campo de texto corresponde al RUT del trabajador y sirve para filtrar los anticipos pendientes por el RUT del trabajador. Si está en blanco, el sistema buscará a todos los trabajadores con anticipos pendientes. Puedes utilizar este campo para buscar al trabajador por RUT o por nombre. Los resultados de la búsqueda aparecerán en una lista desplegable a la derecha del control. Cuando selecciones un trabajador, se recuperarán inmediatamente sus anticipos.
- "U. Negocio" y "C. Costo": Estas son listas desplegables que te permiten seleccionar y filtrar las remuneraciones pendientes por unidad de negocio y centro de costo asociados a la ficha del trabajador, respectivamente. Si las dejas en blanco, no se aplicará ningún filtro.
- "Glosa": Este campo de texto es editable y representa la glosa que se incluirá en el comprobante contable de egreso por el pago de anticipos. Se completa automáticamente con "PAGO DE ANTICIPOS DEL [MES/AÑO]" cuando se modifica el campo fecha.
- "Flujo Caja": Esta es una lista desplegable que te permite seleccionar el flujo de caja asociado al comprobante contable de egreso.
Sección 2: Trabajadores a pagar
En esta sección, encontrarás en una planilla a todos los trabajadores encontrados bajo los criterios de búsqueda de la parte superior, junto con sus anticipos pendientes de pago. En la parte inferior, se presenta un resumen del total a pagar, total al haber y el descuadre. A continuación, se describen los elementos de esta sección:
- "Grabar": Haz clic en este botón para efectuar el pago de anticipos y generar el comprobante contable de egreso correspondiente. Para usar este botón, debe haber al menos un anticipo por pagar y los montos deben estar cuadrados (Descuadre = 0).
Al realizar el pago de sueldos, se produce lo siguiente:
- Los anticipos quedan abonados en el sistema, lo cual se puede apreciar en "Personal > Personal > Anticipos".
- Si alguno de los documentos de pago (haber) es un cheque ("CH"), el sistema guarda un registro del cheque emitido, que podrás ver en la opción "Cheques emitidos".
- "Cancelar": Utiliza este botón para descartar cualquier cambio y volver a habilitar la sección de criterios de pago de sueldo. Se limpia la planilla de trabajadores.
- "Agregar": Haz clic en este botón para incluir una línea de pago o abono en los anticipos. Se abrirá la sección de "Agregar/Editar Línea". Al hacerlo, la sección de agregar línea se rellenará con el monto a cuadrar en el debe o en el haber (según corresponda), y el tipo de documento se establecerá automáticamente en "EF" (efectivo) por defecto. Además, la lista desplegable de cuentas se llenará automáticamente con cuentas contables que tengan la palabra "Banco" en la descripción y se seleccionará el primer registro encontrado
- "Editar": Usa este botón para modificar una línea de pago existente. Se abrirá la sección de editar línea con los datos de la fila seleccionada. Hacer doble clic sobre una fila en la planilla de trabajadores tiene el mismo efecto que hacer clic en este botón. Ten en cuenta que no puedes modificar líneas correspondientes a anticipos (tipo doc. = "AN").
- "Eliminar": Haz clic en este botón para eliminar una línea de la planilla y recalcular los totales.
La planilla de anticipos a pagar muestra los registros encontrados y contiene las siguientes columnas:
- "Cuenta": Número de cuenta contable. En las filas de anticipos, la cuenta corresponde a "Ant. Trabajadores" de las cuentas centrales del sistema. En las filas de pago, corresponde a la cuenta que tú elijas para ello, generalmente cuentas de banco.
- "T. Doc": Tipo de documento. "AN" significa liquidación, "CH" cheque, "EF" efectivo, etc.
- "Número": Número de documento. Representa el número de anticipo, número de transferencia, número de cheque, etc.
- "RUT": RUT del trabajador. Esta columna está vacía en las filas de pago.
- "Debe": Monto al debe. Generalmente tiene un valor en las filas de anticipos y es cero en las filas de pago.
- "Haber": Monto al haber. Generalmente tiene un valor en las filas de pago y es cero en las filas de anticipos.
- "C. Bco.": Código del banco. Representa el banco asociado a la transferencia bancaria o al cheque asociado al pago de una o más liquidaciones.
- "Cta Cte": Número de cuenta corriente. Representa la cuenta corriente asociada a la transferencia bancaria o al cheque asociado al pago de uno o más anticipos.
Finalmente, encontrarás la suma total compuesta del Total Debe, Total Haber y Descuadre (diferencia entre el debe y el haber).
Sección 3: Agregar/Editar Línea
En esta sección, puedes añadir un movimiento contable para pagar los anticipos o modificar una línea existente. Los campos de esta sección son de solo lectura si la fila en la planilla es de anticipo. Este formulario incluye los siguientes elementos:
- "Aceptar": Haz clic en este botón después de completar el formulario para agregarlo a la planilla de pagos. Debes al menos digitar la cuenta contable para poder hacerlo.
- "Cancelar": Utiliza este botón para descartar los cambios en la línea y volver a la sección de pagos.
- "Cuenta": Cuenta contable de pago. Puedes buscar la cuenta contable por número o por nombre, y los resultados aparecerán en una lista desplegable a la derecha del campo. Cuando selecciones una cuenta contable, el sistema buscará automáticamente si tiene una cuenta bancaria asociada y la asignará al campo "Banco" si corresponde. Este campo se llenará automáticamente con cuentas contables que incluyan la palabra "Banco" en la descripción cuando agregues una nueva línea.
- "Documento": Lista desplegable para seleccionar el tipo de documento. Si seleccionas "CH" (cheque), el sistema calculará automáticamente el siguiente número de cheque según la cuenta seleccionada.
- "Número": Número de documento. Representa un número de transferencia, de cheque, o también se puede utilizar para ingresar el mismo monto del pago si el tipo de documento es "Efectivo". Si el tipo de documento es "Cheque", el sistema verificará que el número de cheque no haya sido ingresado previamente en un comprobante anterior o en el pago de sueldo actual.
- "Debe" y "Haber": Monto al debe para los anticipos y al haber para los pagos, respectivamente.
- "Banco": Lista de selección del banco correspondiente al pago. Normalmente se utiliza si el tipo de documento es bancario (cheque, transferencia, etc.).
- "Fecha": Fecha del pago del anticipo. Toma el valor de la fecha ingresada en la sección principal, pero puedes editarlo.
- "Cta. Cte.": Número de cuenta bancaria. Normalmente se utiliza si el tipo de documento es bancario.
