Crear un Pago de Cliente
Para crear un pago de cliente, sigue estos pasos:
1. Ve a Contabilidad > Tesorería > Pago de Clientes o a Sicoven > Ventas > Pago de Clientes y haz clic en el botón "Nuevo".
2. El proceso de creación de un pago de clientes consta de cuatro etapas:
Primera etapa: Selección de un cliente
En esta etapa, el sistema mostrará únicamente los clientes que tengan documentos pendientes por pagar. En la parte superior, verás un campo de búsqueda donde puedes buscar al cliente por su RUT o nombre, junto con un botón de búsqueda (lupa). Debajo, encontrarás un listado de clientes con su RUT y nombre, y un texto indicando la cantidad de clientes encontrados. Ingresa el RUT o nombre del cliente en el campo "Cliente" y presiona el botón de búsqueda para buscar un cliente específico. Haz clic en el botón "Siguiente" para avanzar a la siguiente etapa correspondiente al cliente al cual deseas hacer el pago de sus documentos.
Si deseas volver atrás, haz clic en el botón "Cancelar".
Segunda etapa: Selección de documentos pendientes
En este paso, se muestran todos los documentos que tienen saldo pendiente por pagar del cliente seleccionado en la etapa anterior. Aquí puedes seleccionar uno o varios documentos para abonarlos o cancelarlos.
El formulario de esta etapa se compone de los siguientes controles:
"Todos": Este botón selecciona todos los documentos visibles en la lista. La casilla de la columna "Seleccionar" selección se marcará en todos los documentos.
"Siguiente": Una vez hayas seleccionado los documentos que deseas pagar, presiona este botón para avanzar a la siguiente etapa. Debes marcar al menos una casilla de selección en la columna correspondiente para poder presionar este botón.
"Cancelar": Haz clic en este botón para volver al paso de selección de cliente.
La lista de documentos pendientes contiene las siguientes columnas:
"Seleccionar": Casilla de selección que indica si el documento será pagado en la siguiente etapa.
"Tipo": Tipo de documento.
"Número": Número de documento.
"Fecha": Fecha del documento.
"Total": Saldo pendiente por pagar del documento (distinto al valor total del documento).
Tercera etapa: Pago o abono del saldo
En este último paso, se mostrarán los datos necesarios para generar el comprobante contable de ingreso, como la fecha, número de voucher, datos del cliente, glosa general, etc. También se mostrará el listado de los documentos pendientes seleccionados en el paso anterior. Aquí debes agregar uno o varios documentos que abonen o cancelen el saldo pendiente.
El formulario en esta etapa cuenta con los siguientes controles:
"Grabar": Haz clic en este botón cuando hayas terminado de agregar los abonos al saldo pendiente. Los requisitos para grabar un pago de clientes son: tener al menos 2 documentos agregados, una fecha válida, un número de comprobante contable válido y único, y que el comprobante tenga un descuadre igual a cero.
"Cancelar": Haz clic en este botón para descartar los cambios realizados y volver al paso de selección de documentos pendientes.
"Fecha": Fecha del comprobante contable de ingreso que se generará. Recuerda que la fecha debe estar dentro de un mes abierto para ser válida.
"Voucher": Campo editable con el número de comprobante contable de ingreso (autogenerado). Debe ser único dentro del año contable.
"Cliente": RUT y nombre del cliente seleccionado. Este campo no se puede editar.
"Glosa": Campo editable con la glosa general del comprobante de ingreso. El sistema sugiere automáticamente la glosa "Pago de [nombre del cliente]".
"Flujo de Caja": Lista desplegable para seleccionar el flujo de caja al que quieres asignar este pago de cliente.
"Agregar": Este botón te permite agregar un documento para abonar o cancelar el saldo pendiente. Al hacer clic en el botón "Agregar", el sistema sugerirá automáticamente el tipo de documento "EF" (efectivo) y tomará el monto absoluto del descuadre en el haber o el debe, según corresponda. Si el descuadre es positivo (mayor a cero), el monto irá al haber; si el descuadre es negativo (menor a cero), el monto irá al debe.
"Editar": Selecciona un documento en la lista y haz clic en este botón para editar o modificar algún documento del pago de clientes. Hacer doble clic en una fila de la lista tiene el mismo efecto que hacer clic en este botón.
"Eliminar": Selecciona un documento en la lista y haz clic en este botón para quitarlo del pago de cliente.
La lista de documentos se compone de las siguientes columnas:
"Cuenta": Número de cuenta contable del documento. Los documentos seleccionados en el paso anterior aparecerán con la cuenta de clientes seleccionada en las cuentas centrales de la empresa en la sección "Sistema" > "Empresas" > "Cuentas".
"T. Doc.": Código del tipo de documento (factura, abono, transferencia, efectivo, etc.).
"Número": Número del documento.
"Fecha": Fecha del documento.
"Debe": Monto al debe. Generalmente es cero para los documentos a pagar y mayor a cero para los abonos.
"Haber": Monto al haber. Generalmente es mayor a cero para los documentos a pagar y cero para los abonos.
"Cta. Cte.": Número de la cuenta corriente asociada al documento. Se utiliza principalmente cuando el tipo de documento es transferencia o cheque.
En la parte inferior del formulario, se encuentran los siguientes campos:
"Total Debe": Campo calculado automáticamente que muestra la suma de todos los pagos. Debe ser igual al "Total Haber" para poder grabar el pago de clientes.
"Total Haber": Campo calculado automáticamente que muestra la suma de todos los documentos pendientes. Debe ser igual al "Total Debe" para poder grabar el pago de cliente.
"Descuadre": Campo calculado automáticamente que muestra la diferencia entre el "Total Debe" y el "Total Haber". Debe ser cero o estar en blanco para poder grabar el pago del cliente.
Al presionar los botones "Agregar" o "Editar", pasarás al plano de edición de documentos, que se describe a continuación:
En este plano, puedes agregar un documento para abonar o cancelar el saldo pendiente, o modificar un documento existente. Se compone de los siguientes controles:
"Cuenta": Campo de texto editable que te permite buscar una cuenta contable por código o nombre. Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la lista de selección ubicada a la derecha del campo de texto. Puedes seleccionar otra cuenta de la lista desplegable para cambiar el código de cuenta contable. Si has presionado el botón "Agregar", el sistema cargará automáticamente la lista desplegable de cuentas con aquellas que contengan la palabra "caja" en su descripción.
"Documento": Lista desplegable para seleccionar el tipo de documento. Si seleccionas el tipo de documento "cheque" (CH), el sistema sugerirá automáticamente el número de cheque a utilizar según la cuenta contable.
"Número": Número del documento a utilizar. Puede representar un número de factura, número de cheque, número de transferencia, etc. Si es un número de cheque, el sistema validará que no haya sido utilizado anteriormente.
"Debe": Monto al debe del documento. Toma el valor absoluto del descuadre si es negativo al presionar el botón "Agregar".
"Haber": Monto al haber del documento. Toma el valor absoluto del descuadre si es positivo al presionar el botón "Agregar".
"Banco": Lista desplegable para seleccionar la entidad bancaria asociada con el documento. Puedes utilizarlo cuando el documento sea un cheque o una transferencia, por ejemplo.
"Cta. Banco": Número de la cuenta corriente asociada al documento. Puedes utilizarlo cuando el documento sea un cheque o una transferencia, por ejemplo.
"Fecha": Fecha del documento.
Botones adicionales:
"Aceptar": Presiona este botón cuando hayas terminado de ingresar los datos del documento para agregarlo a la lista o actualizar sus datos si estás editando un documento. Luego volverás al plano anterior. Si el campo "Número" está vacío al presionar este botón, el sistema le asignará automáticamente un valor aleatorio.
"Cancelar": Presiona este botón para descartar los cambios realizados en el documento y volver al plano anterior.
¿Qué sucede al grabar un pago de clientes?
Cuando grabas un pago de clientes, se genera un comprobante contable de ingreso que puedes consultar en esta misma ventana o en la sección de comprobantes contables. Además, el sistema detecta si se han utilizado cheques y actualiza los registros de cheques recibidos. También se actualiza el abono de los documentos de venta y se marcan como cancelados si el abono es mayor al total.
