Mantención de ODS

Esta página permite ingresa y/o modificar una Orden de Servicio (ODS). Dentro de esta página se presentan las secciones que conforman una ODS. las cuales se describirán a continuación. 

Esta opción se encuentra disponible en el módulo de órdenes página Órdenes de Servicios (ODS), en esta página al hacer clic en el botón Nuevo o al Seleccionar una ODS de la planilla y hacer clic en el botón Modificar, el sistema levanta la página de Mantención de ODS.

Si el usuario conectado tiene asociada un sucursal y una bodega quedan asignados por defecto sin posibilidad de cambiarlos.

En la parte superior del formulario se despliegan los botones de acción y el estado de la ODS:

Grabar ODS: Graba la información ingresada en todas las secciones de la ODS.

Cancelar: Vuelve a la página anterior sin realizar cambios a la ODS, previa confirmación.

Entre estos dos botones se indica el estado de la ODS, luego un botón por cada sección de la ODS. En el cuerpo de la página se muestra el detalle de cada sección.

SECCIONES DE LA ODS

SECCIÓN INICIO: Muestra la información básica de la ODS, los campos de esta sección se describen a continuación

• Nro. ODS: Número asignado a la ODS. Al crear una ODS el sistema propone un número el cual puede ser modificar por otro que no esté previamente asignado. En modificar una ODS este número no se puede modificar. 
• T. Equipo: Si la ODS tiene un equipo asociado, este campo indica si el equipo es de propiedad de un Cliente o es propio.
• Fecha: Campo obligatorio, fecha cuando fue creada la ODS
• Hora: Campo obligatorio, hora que fue creada la ODS
• Orden Ext.: Si la ODS tiene una Orden Externa, en este campo va el número o identificación de la orden.
• Recepciona: Campo obligatorio, indica el nombre de la persona que recepciona el equipo. Debe seleccionar una persona de la lista asociada a este campo.
• Sucursal: Campo obligatorio, si el usuario conectado tiene asociada una sucursal esta sale previamente seleccionada y sin la posibilidad de cambiar.
• Cliente: Campo obligatorio, identifica al cliente asociado a la OT. Al ingresa el Rut o nombre en el campo de búsqueda, el sistema carga la lista de clientes con los clientes que tengan en el nombre o en el Rut el campo ingresado. 
• Cargo: Corresponde al centro de costo del cliente. Debe ingresar un código y una descripción del centro de costo. Si el código existe, el sistema recupera automáticamente el nombre del centro de costo
• Dirección: Dirección asociada al cliente
• Comuna: Comuna del cliente, debe seleccionar una comuna desde la lista de comunas.
• Ciudad: Ciudad del cliente, debe seleccionar la ciudad desde la lista de ciudades.
• Documento: Corresponde al tipo y número del documento emitido para la ODS. Este campo es sólo de lectura, cuando se emite un documento de venta asociado a la ODS, este campo muestra el documento emitido.
• Bodega: Corresponde a la bodega asociada a la ODS, si el usuario conectado tiene una bodega asociada el sistema muestra la bodega del usuario sin la posibilidad de cambiar
• Serie: Campo obligatorio, número de serie del equipo, al ingresar una serie existente el sistema recupera el equipo asociado a esa serie y lo muestra en pantalla.
• N° Equipo: Campo obligatorio, indica el número que identifica el equipo. Si ingresa un texto, el sistema busca todos los equipos que coincidan con el texto ingresado en la patente o la descripción y los presenta en una lista para selección.
• Nombre: Indica el nombre asociado al equipo.
• Tipo Equipo: Lista de los tipos de equipos definidos en el sistema, debe seleccionar un tipo de equipo.
• Modelo: Lista de los Modelos de equipos definidos en el sistema, debe seleccionar el modelo asociado al equipo.
• Técnico: Personal técnico encargado de la ODS. Al ingresar el rut o nombre del técnico a buscar y el sistema muestra la lista de técnicos que coinciden en el rut o nombre con el texto inrgesado.
• F. Estimada: Fecha estimada para la entrega o término de la ODS.
• Cotización: Número de cotización asociada a la ODS.
• P. Estimado: Presupuesto estimado inicialmente para la ODS
• Presup. Real: Presupuesto real de la ODS.
• Total ODS: Monto total de la ODS, incluye los productos o servicios aceptado y la mano de obra. Campo sólo de despliegue.
• Órdenes: Número de ODS asociadas previamente al equipo

En la parte inferior de la sección Inicio de la ODS se muestra un área para indicar si la ODS es una Garantía y/o Mantención, además el campo Cerrada indica si la ODS ya se encuentra cerrada en cuyo caso no se podrá modificar la información de la ODS.

El estado cerrado se asigna en el menú de Órdenes, opción cerrar ODS. En el mismo menú se puede abrir una ODS cerrada con la opción abrir ODS.

SECCIÓN COMENTARIOS: Esta sección contiene dos campos para el ingreso de comentarios asociados a la ODS.

• COMENTARIO DEL CLIENTE: El objetivo de este campo es registrar los comentarios del cliente respecto del trabajo a realizar en la ODS.
• INFORME TECNICO SIMPLIFICADO: El objetivo de este campo es registrar, en forma resumida, los comentarios técnicos de la ODS.

SECCIÓN FALLAS: Esta sección permite registrar la distintas fallas que puede tener el equipo asociado a la ODS.

AGREGAR FALLA: Permite agregar una nueva fila para registrar una falla, por defecto se muestra una fila para el ingreso de una falla.

En la fila para ingresar una falla permite registrar:

Tipo de Falla: Es una lista previamente configurada que muestra los tipos de fallas definidos para el sistema, esta lista se crea en el menú de Archivos opción Fallas detectadas. 

Nombre o descripción: Permite ingresar más detalle sobre la falla detectada.

Valor neto: Valor a cobrar por la reparación de la falla detectada. 

Ninguno de los campos antes descrito es obligatorio.

Este botón permite eliminar la falla registrada

SECCIÓN ACCESORIOS: Esta sección permite registrar los accesorios con los que se recibio el equipo asociado a la ODS.

AGREGAR ACCESORIOS: Permite agregar una nueva fila para registrar un accesorio del equipo, por defecto se muestra una fila para el ingreso de un accesorio.

En la fila para ingresar accesorio permite registrar:

Tipo de Accesorio: Es una lista previamente configurada que muestra los tipos de accesorio definidos para el sistema, esta lista se crea en el menú de Archivos opción Accesorios. 

Nombre o descripción: Permite ingresar más información sobre el accesorio.

Cantidad: Indica la cantidad accesorios del mismo tipo.

Ninguno de los campos antes descrito es obligatorio.

Este botón permite eliminar el accesorio registrado

SECCIÓN PRESUPUESTO: Esta sección permite agregar los productos o servicios asociados a la ODS, cada uno de estos ítem tiene un indicador para señalar si fue aceptado o no. Sólo se consideran los ítems aceptados al emitir un documento de venta.

NOTA:  Si en los parámetros del sistema, está activa la opción "Descontar Stock desde ODS", al momentode grabar se descuentan del stock los productos con código que tiene la ODS, de la misma forma si se borra una ODS se repone el stock de los productos con código.

AGREGAR CON CÓDIGO: Permite seleccionar los productos y/o servicios que tiene la ODS. Al hacer clic en este botón el sistema muestra la siguiente página:

En esta página puede buscar un producto o servicio ingresando un texto en el cuadro superior, al salir del campo el sistema busca todos los productos o servicios que contengan en el código o en la descripción el texto ingresado. Inicialmente la lista muestra los primeros 100 productos o servicios.

En la lista de productos o servicios muestra el código, descripción y precio neto de venta, por defecto la cantidad aparece en 1, la cantidad se puede modificar según corresponda. 
Botones de acción:

Agregar: Agrega al presupuesto el producto o servicio con la cantidad indicada.

Volver: Vuelve a la edición de la ODS.
Una vez seleccionado uno o varios productos, al hacer clic en volver, el sistema muestra en el presupuesto los productos agregados.

 

AGREGAR SIN CÓDIGO: Este botón permite agregar una línea sin seleccionar un productos o servicios. Al hacer clic en este botón el sistema agrega una línea al presupuesto, la que se presenta de la siguiente manera:

Los campos de la fila de presupuesto son:

Código producto: Sólo de despliegue, es el código asociado al producto seleccionado. En el caso de agregar una productos sin código este campo queda en blanco. 

Nombre o descripción: Nombre o descripción del producto o servicio, puede ser modificado por usuario.

Cantidad: Indica la cantidad del producto o servicio.

Valor neto: Valor neto unitario del producto o servicio

Aceptado: Indica que el producto o servicio fue acetado por cliente, por lo que es considerado al emitir el documento de venta de la ODS.

 Elimina el ítem (fila) del presupuesto.

SECCIÓN MANO DE OBRA: Esta sección permite agregar la mano de obra asociada a la ODS, puede asignar el personal técnico que realizará la ODS.

Para asignar un personal técnico debe seleccionar un trabajador de la lista de trabajadores. También puede ingresar el Rut o nombre del trabajador y el sistema cargara la lista con todos los trabajadores que tengan en el Rut o en el nombre con el texto ingresado.

Agrega el trabajador a la planilla de mano de obra

La siguiente imagen muestra la sección de Mano de Obra con trabajadores asignados.

Los campos de la fila de asignación de trabajador son:

Rut: Rut del trabajador

Nombre: Nombre del trabajador

Horas (HH): Horas hombres del trabajador 

Valor Neto: Valor neto de la hora hombre

Total Neto: Total neto a cobrar por el trabajador.

 Elimina la fila del trabajador

El campo Total Neto M. Obra es la sumatoria del total neto de todos los trabajadores asignados.

SECCIÓN INFORME: Esta sección permite ingresar el informe técnico final de los trabajos realizados en la ODS.

Una vez ingresado el informe técnico completo, al momento de grabar este queda registrado en la ODS.

SECCIÓN IMÁGENES: Esta sección permite asociar múltiples imágenes a la orden de servicio.

Para asociar una imagen debe hacer clic en el botón Seleccionar archivo, el sistema mostrara el explorador de archivos para seleccionar la imagen desde el equipo del usuario.  

Una vez asociadas las imágenes a la ODS, el sistema las muestra de la siguiente forma:

Por cada imagen puede escribir una observación en el cuadro de texto al lado de la imagen.

 Elimina la fila con la imagen

SECCIÓN ESTADOS: Esta sección permite cambiar de estado una ODS, agregando una observación asociada al nuevo estado. 

Para cambiar de estado una ODS debe seleccionar un estado desde la lista Estado, una vez seleccionado el estado el sistema muestra el botón Grabar Estado y habilita el cuadro de texto para ingresar una observación. 

Al realizar un cambio de estado, el sistema registra el usuario que los realizó la fecha y hora del cambio, la observación y el estado al cual paso la ODS.

En la parte inferior de esta sección, el sistema muestra todos los cambios de estado realizados a la ODS. Por cada cambio de estado indica el usuario que realizóo el cambio, fecha y hora, la observación ingresada y el estado al cual paso la ODS. Al crear una ODS el sistema crea un registro para el estado Pendiente.

Los estados asociados a una ODS son definidos por el usuario en el menú de Archivo opción Estados ODS.