Ingresar o Modificar Comprobante Contable

 Esta página nos permite ingresar y modificar los comprobantes contables

Para ingresar un nuevo comprobante contable, vamos a Contabilidad > Procesos > Comprobantes contables > Nuevo, y aparecera el formulario en blanco con valores por defecto. Para modificar un comprobante, vamos a Contabilidad > Procesos > Comprobantes contables, seleccionamos la fila queremos modificar y presionamos Modificar, y se cargará el formulario con los valores del comprobante contable seleccionado.

Esta página consta de 2 planos, el primer plano es para editar los datos del comprobante contable como tal, y el segundo plano para editarlos datos de cada cuenta del comprobante.

PLANO 1: Datos principales del comprobante: 

SECCIÓN 1: ENCABEZADO

FECHA: Fecha del comprobante contable. Cuando es nuevo, muestra por defecto la fecha de hoy. Al salir del campo, si la fecha está fuera del mes seleccionado, se arroja una advertencia. Si la fecha corresponde a un mes cerrado, se muestra una advertencia y se limpia este campo. Este campo no es editable al modificar un comprobante.

TIPO: Caja de selección de tipo de comprobante:

• Ingreso: Comprobantes de ingreso como pagos de cliente
• Egreso: Comprobante de egreso, como pago a proveedores
• Traspaso: Comprobante de traspaso, como los asociados a un documento emitido de compra o de venta

Este campo no es editable al modificar un comprobante.

VOUCHER: Número de comprobante contable. Es un correlativo asociado al año y al tipo de voucher. Si ingresamos un número ya existente para el año y tipo, se recalcula al correlativo siguiente que corresponda. Este campo también se recalcula cada vez que cambiamos la fecha o el tipo. Este campo no es editable al modificar un comprobante.

NORMA: Norma tributaria bajo la cual se genera el comprobante contable:

• Tributaria: Norma tributaria tradicional. Este comprobante solo se toma en cuenta para los informes contables tradicionales.
  
  
• IFRS: Norma tributaria internacional (NIC/NIF). Este comprobante solo se toma en cuenta para los informes contables internacionales.
  
  
• Ambas: Ambas normas (tributaria e IFRS). El comprobante se toma en cuenta en todos los informes de contabilidad

GLOSA: Glosa general del comprobante contable. 

COMPROBANTE TIPO: Este control permite seleccionar un comprobante contable predefinido, también llamado comprobante tipo. Al seleccionar un comprobante tipo, las cuentas del voucher tipo son cargadas en la planilla de cuentas. Si ya hemos ingresado valores a nuestro comprobante contable antes de seleccionar un voucher tipo, aparece primero un mensaje de confirmación antes de cargar las cuentas.

FLUJO DE CAJA: Este control permite seleccionar el código de flujo de caja al cual está asociado este comprobante contable.

GRABAR: Este botón permite grabar o modificar el comprobante una vez ingresados los datos. Al presionarlo, se valida el ingreso de los campos obligatorios: Fecha, voucher, glosa, al menos una cuenta contable y que no exista descuadre. También se produce una validación de saldos.

La validación de saldos consiste en validar que los documentos de venta y de compra no estén sobre abonados, es decir, que los valores ingresados al debe o al haber no excedan el saldo del documento. Si hay algún documento sobre abonado, aparece una advertencia en pantalla y no se puede grabar el comprobante contable.

Al grabar un comprobante, se actualizan los saldos de los documentos de compra y de venta y también se detectan y se actualizan los cheques emitidos y los cheques recibidos

CANCELAR: Este botón descarta, previa confirmación, todos los cambios realizados, y vuelve al plano principal.

SECCIÓN 2: CUENTAS DEL COMPROBANTE CONTABLE

AGREGAR: Este botón permite agregar un nuevo ítem (cuenta) a nuestro comprobante contable

MODIFICAR: Este botón permite ver y editar un ítem (cuenta) ya ingresado a nuestro comprobante contable. Se debe seleccionar una línea de cuenta y luego presionar este botón.

Al presionar AGREGAR o MODIFICAR, aparece el plano de edición de cuenta contable.

ELIMINAR: Este botón permite quitar una cuenta o ítem de la planilla de cuentas del comprobante contable. Se debe tener en cuenta que solo se elimina de la edición actual, y que los cambios deben ser confirmados con el botón GRABAR o descartados con el botón CANCELAR.

PLANILLA DE CUENTAS:

• CUENTA: Código o número de cuenta contable
• GLOSA: Glosa particular de la cuenta o movimiento
• TIPO RUT: Tipo de RUT asociado al movimiento. Puede ser "C" para cliente, "P" para proveedor, "F" para funcionario, "A" para auxiliar, o vacío.
• RUT: RUT de la cuenta o movimiento contable. 
• T. DOC: Tipo de documento del movimiento contable. Por ejemplo: "TR" para transferencia bancaria, "CH" para cheque, etc.
• Número: Número del documento del movimiento. Puede ser un número de factura, de transferencia, o cualquier número que permita identificar el movimiento.
• Debe: Monto al debe
• Haber: Monto al haber
• U. Neg.: Código de unidad de negocio.
• C. Cos.: Código de centro de costo.

CUENTA: Texto informativo que muestra el nombre de la cuenta contable seleccionado correspondiente a la columna CUENTA de la planilla.

SECCIÓN 3: TOTALES Y OBSERVACIONES

TOTAL DEBE: Campo no editable que contiene la sumatoria de la columna DEBE de la planilla de cuentas

TOTAL HABER: Campo no editable que contiene la sumatoria de la columna HABER de la planilla de cuentas

DESCUADRE: Campo no editable que contiene la resta de TOTAL DEBE y TOTAL HABER

OBSERVACIONES: En este campo se pueden ingresar observaciones generales del comprobante contable.

PLANO 2: EDITAR CUENTA DEL COMPROBANTE CONTABLE

Este plano aparece cuando presionamos los botones NUEVO o MODIFICAR y nos permite agregar o editar una cuenta contable de nuestro comprobante contable. Cuando presionamos NUEVO, el formulario aparece en blanco; cuando presionamos MODIFICAR, toma los valores de la fila seleccionada en la planilla de cuentas del plano anterior.

CUENTA: Este campo permite buscar e ingresar el número o código de cuenta contable. Al editar este campo, se realiza una búsqueda de cuenta contable, que puede ser por número o por nombre. Los resultados de búsqueda aparecen en el campo NOMBRE DE CUENTA.

NOMBRE CUENTA: Caja de selección de cuenta contable. Los resultados de búsqueda obtenidos desde el campo CUENTA aparecen aquí. Al seleccionar una cuenta, su número es asignado en el campo CUENTA, y se genera una glosa por defecto que consiste en el mismo nombre de la cuenta contable.

GLOSA PARTICULAR: Permite ingresar la glosa particular de la cuenta.

TIPO RUT: Caja de selección que permite elegir el tipo de RUT, que puede ser Cliente, Proveedor, Trabajador, Auxiliar, o ninguno. Cada vez que cambiamos este valor, debemos ingresar el RUT posteriormente.

RUT: Permite ingresar y buscar el RUT de la entidad asociada a la cuenta contable. Al ingresar un valor, se realiza una búsqueda de cliente, proveedor, trabajador o auxiliar (según el TIPO RUT seleccionado), que puede ser por RUT o por nombre, y los resultados aparecen en el campo NOMBRE.

NOMBRE: Caja de selección de nombre del RUT de la cuenta. Los resultados de búsqueda obtenidos desde el campo RUT aparecen aquí. Al seleccionar un nombre, su RUT es asignado en el campo RUT.

TIPO DOCTO: Caja de selección del tipo de documento de la cuenta. Su contenido viene definido por los Tipos de documento del menú de archivo.

NÚMERO: Permite ingresar el número de documento asociado a la cuenta. Al modificar su valor, el sistema valida lo siguiente:

Si es un documento de venta (TIPO RUT cliente), se valida que esté registrado en ventas y que pertenezca al cliente ingresado.

Si es un documento de compra (TIPO RUT proveedor), se valida que esté registrado en compras y que pertenezca al proveedor ingresado.

En ambos casos se procede a calcular el saldo pendiente del documento, el cual se muestra en el campo DEBE o HABER según corresponda.

DEBE: Permite ingresar el monto al debe de la cuenta contable.

HABER: Permite ingresar el monto al haber de la cuenta contable.

FECHA: Permite ingresar la fecha de la cuenta. Generalmente esta fecha corresponde a la fecha del movimiento contable.

U. DE NEGOCIO: Caja de selección para elegir la unidad de negocio de la cuenta contable

CENTRO DE COSTO: Caja de selección para elegir la unidad de negocio de la cuenta contable

ACEPTAR: Este botón guarda los cambios realizados en el formulario para que se vean reflejados en la planilla de cuentas del plano anterior.

VOLVER: Este botón descarta cualquier cambio realizado en el formulario y vuelve al plano anterior.